|
|
 |
| Esettanulmányok |
|
| IT Kht. |
Az IT Információs Társadalom Kht, mint újonnan alapított szervezet, 2002 végén iratkezelési feladatai megoldására korszerű számítógépes rendszert keresett.
Olyat, amely megoldást jelent hosszú távra, funkcionálisan teljes körű, és könnyen kezelhető. Legyen képes megbirkózni a több év alatt felhalmozódott iratmennyiséggel is.
Tegye lehetővé a papír iratok mellett az elektronikus iratok kezelését is, mégpedig biztonságosan.
Különleges igényként merült fel, hogy a rendszer használható legyen országos hálózatban. Ennek oka, hogy a Kht az ügyfelekhez közelebb kerülés érdekében regionális irodák hálózatát hozta létre, és a teljes szervezetre egységes iratkezelési megoldást keresett.
A FreeSoft KIR2, Kormányzati Iratkezelő Rendszere mindezen feltételek teljesítése mellett még költséghatékony megoldást is jelentett, mert a Miniszterelnöki Hivatal a kormányzaton belül ingyenes licenszeket biztosított minden igénylő számára. Így a rendszernek csak a bevezetése került pénzbe.
A bevezetés a két fél példás együttműködése következtében rekordidő alatt megtörtént. A szerződéskötést követően egy hónapon belül, tíz induló felhasználóval a rendszer éles üzemben elindult. Ez alatt az idő alatt megtörtént a rendszer telepítése, a felhasználók oktatása, és a próbaüzem is.
Olyan sikeresnek bizonyult, hogy a pályázatok kezelésével kapcsolatos dokumentumkezelést, és iratforgalmat is e rendszerrel kívánták megoldani. Ehhez az IT Kht, és a FreeSoft egy FAKIR fantázianevű modult alakított ki. A modul feladata a beérkező pályázati dokumentumok digitalizálása után a pályázatspecifikus adatok rögzítésének támogatása, és a képek, valamint a rögzített adatok programozott bevitele a KIR2 rendszerbe. A további ügyintézést, levelezést, iratforgalmat már a KIR2 lehetőségeit kihasználva folytatják.
Ehhez újabb 44 felhasználót kellett bevezetni a KIR2, valamint a FAKIR használatába.
2003 őszétől próbaüzemben, 2004 januárjától éles üzemben e rendszer támogatásával történik a pályázatok dokumentumainak kezelése.
Érdekességként említjük a feladat összetettségének jellemzésére, hogy van olyan pályázati kiírás, amelynek minden egyes beadott pályázatához 3200db specifikus adatot kell rögzíteni, kezelni, visszakeresni!
Ehhez, és az időigényes manuális munkák kiváltásához újabb, és újabb funkciókkal bővül a rendszer. Ilyen a kiválasztott pályázatok mindegyikébe azonos típusú irat programozott, tömeges iktatása, dokumentumok adott sablon alapján történő egységes nyomtatása, vagy a pályázók által visszaküldött dokumentumok, pl. adatlapok tömeges iktatása. Egy ilyen tömeges iktatás akár több száz egyedi, kézi iktatást is helyettesíthet. Ezzel több napi rabszolgamunkától szabadítja meg a felhasználókat, hogy idejüket a szakmai tevékenységre fordíthassák. |
|
|
|
Cégtörténet