A múzeumi tárgyak és a hozzájuk fűződő ismeretek nemzeti kincsünk legbecsesebb értékei közé tartoznak. Ennek megfelelő, korszerű és minőségi nyilvántartásukhoz egy kellően rugalmas ugyanakkor megbízható nyilvántartó rendszer és a muzeológus időt, energiát nem kímélő szellemi munkája egyaránt szükséges.

T. Biró Katalin, Magyar Nemzeti Múzeum

A FreeSoft a Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma által kiadott miniszteri rendeletben megfogalmazott követelményeknek megfelelően fejlesztette ki pályázatnyertes Múzeumi Nyilvántartó Rendszerét, amely az intézmények számára ingyenesen hozzáférhető. A piacvezető Oracle relációs adatbázisra épülő, Java alapú alkalmazás a múzeumi tárgyakról szóló információ és a felhasználói jogosultságok rugalmas és megbízható kezelését teszi lehetővé, távlatot nyitva a múzeumok előtt a jövőbeni fejlesztésekhez, a kutatói és a lakossági igények magas szintű kiszolgálásához.

Előzmények

A nyilvántartás a múzeumok egyik szakmai alapfeladata, amely a kulturális javak számbavételét, megőrzését, a vagyonbiztonság megteremtését szolgálja, másrészt a meghatározás és hitelesítés (verifikálás) eredményeinek írásos rögzítését célzó tudományos tevékenység, amely a további feldolgozást, publikálást és bemutatást készíti elő.

A korábbi, még az 1960-as években keletkezett szabályzat természetesen kizárólag a papír alapú leltárkönyvek használatát ismerte. A számítógép alkalmazását nyilvántartási feladatokra nem engedélyezte, és nem is szabályozta a múzeumok számára. Ezért szükségessé vált egy új jogszabály megalkotása, amire az 1997. évi CXL. számú törvény adta meg a felhatalmazást.

Az előkészítő munka felkért informatikusok, muzeológusok, a véleményező intézmények és szakmai szervezetek képviselőinek bevonásával vette kezdetét. A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériumán (NKÖM) belül a Közgyűjteményi és Informatikai Főosztály munkatársainak, valamint külső szakértők részvétel 2001-ben külön projekt indult a jogszabály véglegesítésére és az erre alapozott elektronikus nyilvántartási rendszer szemben támasztott követelmények kidolgozására.

A következő évben jelent meg a 20/2002. (X.4.) számú NKÖM rendelet a muzeális intézmények nyilvántartási szabályzatáról, valamint egy miniszteri tájékoztató a hivatalosan engedélyezett számítógépes nyilvántartás informatikai követelményrendszeréről - mondta Veres Gábor, az NKÖM Informatikai Főosztályának vezetőhelyettese. - Ez a hatályos adatvédelmi, személyiségi és szerzői jogi, illetve biztonsági előírások alapján szigorú feltételeket támaszt mind a használni kívánt programra, mind az üzemeltetés körülményeire és szabályozottságára nézve. Több mint 800 múzeumunk eltérő lehetőségeit szem előtt tartva a tárca a számítógépes nyilvántartások elterjedésének elősegítésére a jogszabály követelményeinek mindenben megfelelő szoftver elkészíttetése mellett döntött, melyet minden magyarországi muzeális intézmény térítésmentesen megkaphat.

A kifejlesztésre kerülő szoftverrel szemben alapvető elvárás volt, hogy minden, a rendeletben meghatározott gyűjteménytípus nyilvántartásait kezelni tudja, a felhasználók számára egyszerűen kezelhető, könnyen áttekinthető felületet biztosítson, és a rendeletnek megfelelő adattartalmon túl lehetőséget teremtsen a helyi igényeknek megfelelő további, kiegészítő adatok bevitelére is. Ugyanilyen fontos követelményként fogalmazták meg a retrospektív adatbevitel támogatását, azaz a korábbi leltározással már felvett, országos szinten mintegy 12-13 millió tétel importálásának megoldását.

A múzeumi nyilvántartó rendszer kifejlesztésére a feladat bonyolultsága és nagyságrendje miatt az NKÖM közbeszerzési pályázatot írt ki, amelyet a FreeSoft nyert meg.

Technológiai alapok és felépítés

A FreeSoft Múzeumi Nyilvántartó Rendszere - a felhasználó intézményektől kapott nevén a MuNYiR - egy Java alapú alkalmazás, amely az Oracle relációs adatbázis-kezelő motorjára épül. Ez a technológia a platformfüggetlenség (Windowsra és Unixra is készült telepítőkészlet), a méretezhetőség és a megbízhatóság mellett a szabadon definiálható lekérdezések előnyét nyújtja - ezeknek csak a kiosztásra kerülő és megbízhatóan kezelhető jogosultságok szabnak határt: egyes felhasználók a teljes múzeumi leltárt láthatják, míg mások a rájuk bízott gyűjteményeket, a kutatóknak pedig speciális hozzáférési jogosultságok adhatók.

A rendszert két, kliens-szerver architektúrán futó és desktop változatban készítettük el - mondta Molnár László, a FreeSoft Rt. projektvezetője. - Utóbbi esetében a kliens és a szerver is ugyanazon az asztali vagy hordozható számtógépen fut. Ezt a változatot használja például a budapesti Hopp Ferenc Kelet-ázsiai Múzeum, ahol informatikai vénával rendelkező muzeológusok üzemeltetik zökkenőmentesen, ami jól szemlélteti a rendszer felhasználóbarátságát.

Az NKÖM-nél regisztráló múzeumok a MuNYiR valamivel több mint 300 MB méretű telepítőkészletét ingyenesen letölthetik a FreeSoft szerveréről vagy CD-n megkaphatják, használatához azonban érvényes Oracle adatbázis licenccel kell rendelkezniük. Ha ilyen megfelelően beállított Oracle adatbázissal rendelkezik a múzeum, akkor a MuNYiR-t akár önállóan is telepítheti és konfigurálhatja - mint például az egri Dobó István Vármúzeum - de a bevezetéshez támogatás is rendelkezésre áll.

Legfontosabb funkciók

A FreeSoft a MuNYiR fejlesztésekor a miniszteri rendeletben megfogalmazott elvárásokat vette alapul, amelyeknek a rendszer teljes egészében megfelel. A felhasználói igények feltárásában a négy pilothelyszín - a Magyar Nemzeti Múzeum, a Természettudományi Múzeum, a miskolci Hermann Ottó Múzeum és a budapesti Hopp Ferenc Kelet-ázsiai Múzeum -, valamint a Nógrádi Történeti Múzeum munkatársai, informatikusok és muzeológusok is részt vettek, segítve a fejlesztők munkáját és hozzájárulva a követelményeknek megfelelő rendszer kialakításához.

A MuNYiR segítségével a múzeumok hitelesíthető leltárkönyvet készíthetnek és nyomtathatnak ki, ami az intézmények tevékenysége szempontjából az egyik legfontosabb funkció. Hasonló jelentőségű a retrospektív adatbetöltés támogatása. A múzeumok jelentős részében korábban is használtak különféle számítógépes rendszereket a múzeumi tárgyak nyilvántartásának támogatására, a könnyebb hozzáférés és kezelés érdekében. A MuNYiR ezeknek a technológiai szempontból elavult, egyenetlen adatminőségű nyilvántartásoknak a korszerűsítéséhez és egységesítéséhez hatékony segítséget nyújt - a FreeSoft az adatmigráció és a hagyományos rendszerek modernizációja terén kiemelkedő kompetenciával és egyedülálló technológiával rendelkezik.

A MuNyiR további két fontos funkciója a multimédia támogatása és a fejlett jogosultságkezelés. A miniszteri rendelet szigorúan szabályozza a nemzeti kulturális javakról szóló információ kezelését is, ezért a MuNYiR-ben a felhasználói jogosultságok összetett és megbízható menedzselését megvalósító hozzáférési hierarchia alakítható ki. Ezzel együtt a MuNYiR a publikussá tehető információk felügyelt exportálására is képes más rendszerek, illetve múzeumi honlapok, virtuális tárlatok felé - ilyen célú leválogatás igény szerint könnyen készíthető a digitális nyilvántartásból.

A rendszer lehetővé teszi, hogy a muzeológusok a leltárt képező tárgyak leírásához képeket, video- és hanganyagot mellékeljenek (akár helyben, akár külön rendszerben tárolva azokat), így a kor követelményeinek mindenben eleget tevő digitális nyilvántartás alakítható ki.

A MuNYiR emellett a terepi adatbevitelt is támogatja: a muzeológus az ásatás helyszínén a notebookján futó desktop változatban rögzítheti az adatokat, majd a múzeumba visszatérve azokat egyszerűen szinkronizálhatja a rendszer adatbázisával.

A bevezetés tapasztalatai

A MuNYiR használhatóságát a 2003 novemberétől 2004 február végéig tartó tesztüzem bizonyította a projektben részt vevő négy pilotintézményben. Ezek egyike, a Magyar Nemzeti Múzeum, Magyarország és a magyarság történeti emlékeit gyűjti az őskőkortól napjainkig. Több mint 50 különböző gyűjteménynek ad otthont, amelyek lépcsőzetesen állnak át a digitális nyilvántartásra. A múzeum 2004 januárjától a Történeti Fényképtár és a Régészeti Tár római kori gyűjteményében kezdte meg a MuNYiR bevezetését.

A MuNYiR egy stabil, megbízható, az egész intézményre kiterjedő, a gyűjteményi tárgyak részletes nyilvántartását lehetővé tevő információs rendszert nyújt a muzeológusok számára - mondta T. Biró Katalin, a Magyar Nemzeti Múzeum Régészeti Tárának muzeológusa. - A MuNYiR előrelépést jelent a korábbi nyilvántartó rendszerekhez képest, mivel lehetővé teszi a tárgyleíró karton összes adatának rögzítését a leltárkönyvben, a lehető legrészletesebb és legátfogóbb áttekintést adva a gyűjteményről. A leltárkönyv okmányjellegének megőrzése mellett azt is biztosítja, hogy a kutatók tévedéseit kiigazíthassuk, a tudományos álláspont változásait követhessük. Ezt a bejegyzések "történetiségének" követésével érjük el; a rendszer minden módosítást, névvel és dátummal, megőriz. 

A múzeumi nyilvántartás során létrehozott dokumentumok iratnak minősülnek, csak a rájuk vonatkozó szigorú előírásoknak megfelelően hozhatók létre, kezelhetők és tárolhatók az erre jogosult múzeumi szakemberek által. A papíralapú leltárkönyveket például gubacstintával kell kitölteni, mert az nem halványul: az ország legrégebbi, tűzbiztos páncélszekrényben őrzött múzeumi leltárkönyvei az 1802-ben alapított Magyar Nemzeti Múzeumban ma is olvashatók. Egy digitális nyilvántartó rendszernek az adattartalmon túl a biztonságos megőrzés követelményének is eleget kell tennie, mivel a múzeumi leltárkönyvek évszázadokra szólnak.

A MuNYiR a reptrospektív adatbetöltést is hatékonyan támogatta, a korábbi rendszereinkben őrzött adatok felvitele szempontjából inkább az adattisztítás jelentette a nagy feladatot - mondta T. Biró Katalin. - Áttöltés előtt ugyanis biztosítanunk kellett az adatok (tárgyszavak, kódok stb.) egységes és következetes használatát, amit az áttöltést követően az eredeti dokumentumok alapján ellenőrzünk. Ez a Nemzeti Múzeum gyűjteményeinek és dokumentációjának méretét tekintve erőforrás- és időigényes feladatot jelent (30-40 ezer tételes gyűjteményi adatbázisok esetében több muzeológus többhetes munkája kell hozzá), de a további munka alapját képező, korszerű és minőségi nyilvántartás csak így hozható létre. Ehhez kellően rugalmas ugyanakkor megbízható nyilvántartó rendszer és a muzeológus időt, energiát nem kímélő szellemi munkája egyaránt szükséges. A MuNYiR bevezetésével a muzeológus munkája nem lesz gyorsabb - de munkájának eredménye jobb minőségű lesz: a rendszer olyan áttekintést ad a gyűjteményi tárgyakról, amilyen eddig nem állt rendelkezésre - hatékony támogatást nyújt a kutatók és a tárlatrendezők számára, jól kell élni ezzel a lehetőséggel.

A Magyar Nemzeti Múzeumban a MuNYiR bevezetéséhez egy gyakorló és egy éles adatbázist alakítottak ki, előbbiben a múzeumi szakemberek megismerkedhetnek a rendszer használatával, utóbbiba pedig a már ellenőrzött, minőségi és teljes körű adatok kerülnek. A gyakorló rendszert fél évvel a bevezetés kezdete után több mint ötvenen használják, az éles rendszernek pedig több mint húsz felhasználója van ebben a szakaszban.

A MuNYiR nagyon megbízhatóan, a korábbi rendszernél lényegesen rugalmasabban kezeli a jogosultságokat - mondta Fejes Ildikó, Magyar Nemzeti Múzeum Központi Adattárának és Informatikai Főosztályának informatikusa. - Minden szerepkörhöz tartozik egy jogosultsági szint az alapjogosultságok körével, amely nagyon egyszerűen testre szabható, szerepkörönként és felhasználónként egyaránt korlátozható vagy bővíthető. Ez a nyilvántartó rendszerben tárolt adatok tudományos feldolgozása, az intézményen kívülről érkező kutatói igények kiszolgálása szempontjából nagyon fontos - a digitális múzeumi nyilvántartás egyik legnagyobb értéke.  

A MuNYiR ma már több mint félmillió rekordot kezel a négy pilotintézmény érintett gyűjteményeiben, a Hopp Ferenc Kelet-ázsiai Múzeum pedig az első intézmény, amelyben már a teljes leltáranyag felvitelre került. A pilot bevezetések 2004 januári megkezdése óta a MuNYiR felhasználók köre több mint húsz múzeummal bővült országszerte.

Támogatás

Pályázatnyertes ajánlatában a FreeSoft a fejlesztési munkán túl vállalta a MuNYiR karbantartását (beleértve az öt éven át tartó jogszabálykövetést) és bevezetését az NKÖM által kijelölt, négy említett pilotintézményben, ami kézikönyvek és oktatás biztosítására, valamint a tesztüzemre terjedt ki. A FreeSoft emellett igény szerint olyan kiegészítő szolgáltatásokat is nyújt a MuNYiR-hez, mint például a felhasználói támogatás (Help Desk) vagy az adatáttöltés a meglévő elektronikus nyilvántartásokból.

A Help Desk weben keresztül érhető el, szolgáltatásai (amelyek a felhasználó intézmények számának növekedésével a jövőben részben automatizálásra kerülnek) a dokumentáció értelmezésére és a hibabejelentések fogadására, valamint a hibák elhárítására terjednek ki. Ahol a projekt részeként Oracle adatbázis bevezetésére is sor kerül, ott a FreeSoft ezt külön szerződés keretében teljes körűen elvégzi.

További tervek

Az NKÖM a jövőben auditálni fogja a múzeumok által használható digitális nyilvántartó rendszereket. Fejlesztésének körülményeit tekintve a MuNYiR várhatóan jól szerepel majd ezen megmérettetésen. A FreeSoft rendszerének egyébként nincs sok versenytársa, és a meglévők korábban fejlesztett, részben frissített rendszerek, míg a MuNYiR eleve a miniszteri rendelet követelményei, a pályázati kiírás ajánlásai szerint készült.

A MuNYiR auditálására elsőként a Magyar Nemzeti Múzeumban és az Országos Pedagógiai Múzeumban és Könyvtárban kerül sor. A Nemzeti Múzeumban először a plakátgyűjteménynél lesz auditálás, amelynek több mint 4500 tételes gyűjteménye teljes egészében digitalizálásra került. Ezt követi majd a történeti fényképtár és a régészeti tár római kori gyűjteményének auditálása.

A múzeumokon belül történő alkalmazás mellett a MuNYiR más felhasználási területek számára is szolgálhat előnyökkel - mondta Kocsis András, a FreeSoft Rt. konzulense. - A múzeumok gyűjteményeit alkotó tárgyak nemzeti kincsünk részét képezik, ezért a róluk szóló információ a védelmet és a nyilvánosságot egyaránt szolgáló kezelést igényel. A MuNYiR a digitális technológia révén lehetővé teszi nyilvántartásuk egységesítését és központi áttekintését is, az ORFK és a határőrség számára pedig az eltűnt műkincsek és más múzeumi tárgyak felkutatásában nyújthat hatékony támogatást.