A FreeSoft bevezette a Vám-és Pénzügyőrség új, korszerű, integrált humán ügyviteli rendszerét.

A Vám-és Pénzügyőrségnél időszerűvé vált a régi humán nyilvántartó rendszer új, korszerű, integrált humán ügyviteli rendszerre történő cseréje. A választás az Oracle Emberi Erőforrás Gazdálkodási Rendszer (Oracle HRMS) központi komponensére, az Emberi Erőforrás modulra esett, melyhez természetesen Oracle adatbázis párosult. A projekt közel egy évig tartott, és a 2009. év decemberében megkezdődött az éles üzemi használata.

Előzmények
A Vám-és Pénzügyőrség (a továbbiakban VP) a projektet megelőzőleg DOS alapú humán nyilvántartó rendszert használt, mely funkcionálisan csak részben fedte le a VP ügyviteli igényeit annak ellenére, hogy a rendszer szállítója igyekezett a követelményeket egyedi fejlesztésekkel megvalósítani. Informatikai szempontból a rendszer elavultnak számított, és nem felelt meg a mai követelményeknek, és adatbiztonsági előírásoknak.

Az új rendszerrel szembeni ügyviteli, és informatikai követelmények
Egységes ügyviteli rendet biztosítson a különböző jogviszonyú munkavállalók nyilvántartására, és kezelésére a jogviszony kezdetétől a megszűnéséig, és automatikus folyamattal támogassa a felhasználókat. Valamennyi szükséges adatot, és ügyviteli funkciót kezelje, így kiváltásra kerüljenek az egyéb humán nyilvántartások. A felhasználó szervezetének, beosztásának, és a hatáskörének megfelelően biztosítson hozzáférést az adatokhoz mind módosítás, mind bevitel esetén. Moduláris legyen, és további funkcióbővítést biztosítson. Informatikai szempontból legyen korszerű, kiterjeszthető, skálázható, biztosítson magas rendelkezésre állást.  Illeszkedjen a VP informatikai stratégiájába, biztosítsa a központi authentikációt. Rendelkezzen szabályos interfész felülettel a már meglévő rendszerekkel történő kapcsolat kiépítéséhez.

A projekt fő kihívásai
A VP alkalmazottainak létszáma a projekt idején nagyságrendileg 7.000 fő volt, melynek 4/5-e hivatásos, 1/5-e közalkalmazotti jogviszonyban van. A hivatásosok kezelése nagyon sok specialitást tartalmazott, melyeket csak kiegészítő fejlesztéssel lehetett megvalósítani. Olyan rendszert kellett kiváltani, mely funkcionális hiányosságai ellenére a VP elképzeléseinek megfelelően került fejlesztésre, és számtalan felhasználói munkát segítő, egyedi automatizmust tartalmazott. Nem volt teljesen egységes ügyviteli folyamat, a központi, középfokú, és az alsófokú szervek eltérően kezeltek folyamatokat, valamint számtalan helyi, egyedi nyilvántartást vezettek bizonyos adatkörök nyilvántartására, és funkciók kezelésére.

A projekt kivitelezése
A VP követelményeit az Oracle HRMS alaprendszer sztenderd funkcióival, a specialitások kezelését a FreeSoft által fejlesztett funkciókkal kívántuk megvalósítani. A legnagyobb kihívást az ügyviteli folyamtok egységesítése, valamint a különböző szervezeti szintek (központ, középfok, alsófok) egységes adatkezelésének megoldása jelentette.
A kiépítés során nagyon sok automatizmust fejlesztettünk a rendszerbe, melyek rendkívül megkönnyítik a felhasználók munkáját, és minimálisra csökkentik a hibák lehetőségét. Ilyen például az automatikus szabadság számítás, mely ügyintézői beavatkozás nélkül automatikusan újra számolja a dolgozó (testületi tag, vagy munkavállaló) szabadságát minden olyan beosztásváltozás, távollét, vezénylés, vagy egyéb esetben, amely jogszabály szerint kihatással van a szabadság megállapításra. Vagy a tanulmányi szabadságok kezelése, amely nem naptári évhez, hanem tanulmányi évhez kapcsolódik. Vagy az előző munkaviszonyok figyelembevételével történő szolgálati idő automatikus megállapítása, stb. További automatizmus, hogy az egyes ügyviteli folyamat végén a dokumentumok automatikusan elkészülnek. Követelmény volt a VP részéről az adatok minél összetettebb, ad hoc módú, és jogosultsághoz kötődő lekérdezhetősége. Ennek biztosítására a FreeSoft fejlesztett egy lekérdező alkalmazást, amely valamennyi Oracle modul esetében használható, és biztosítja az adatok lekérdezését. Már a projekt kezdetén látszott, hogy a régi rendszerből történő migráció lesz a projekt legkritikusabb mozzanata. A FreeSoft által kidolgozott migrációs eljárással azonban sikeresen oldottuk meg ezt a feladatot, jelentős volt az erőforrás ráfordítás mindkét részről.

A projekt nyertesei
Rendszerint még a projekt kezdete előtt felmerül a kérdés, hogy egy adott projektnek kik a fő nyertesei. Nos, esetünkben nyugodtan kijelenthetjük, hogy minden szintű felhasználó csak nyert a projekt megvalósításával. A felhasználók egy egységes rendszerben végezhetik munkájukat, melyet a rendszer automatizmusokkal is támogat. Nem kell szervezetenként statisztikákat, jelentéseket készíteni, összesítenie, mert egységes, szinteknek megfelelő lekérdezési lehetőséget biztosít a rendszer. A vezetők vonatkozásában megnyugtató a tudat, hogy a beosztott munkatársak rákényszerülnek az adatok időben történő, és teljes körű berögzítésére, valamint az ügyviteli folyamat jogszabályok szerinti végzésére. A különböző szintű vezetők önálló lekérdezéseket végezhetnek, melyek eredménye azonnal látható, így könnyen biztosítható valamennyi szintű vezetés, és az országos hivatalok részére is az információszolgáltatás. Informatikai vonatkozásában egy korszerű, a mai kor színvonalának megfelelő rendszer került telepítésre, mely illeszkedik a VP informatikai struktúrájába, és megfelelően biztosítható az authentikáció, a jogosultság kezelés, a mentés, és visszaállítás.

A telepített Oracle HRMS alkalmazás jövője
A kialakított rendszer biztosítja a VP különböző jogviszonyú dolgozói teljes körű nyilvántartását, valamennyi humán ügyviteli folyamat végigvitelét. Számtalan automatikus funkció segíti a felhasználók egyre gyorsabb és pontosabb munkáját. A rendszer alkalmas arra, hogy megfelelő alapot nyújtson további funkció kiterjesztéshez, pl. a toborzáshoz, e-learning folyamat bevezetéséhez, dolgozói önkiszolgáló rendszer kiépítéséhez.

Epilógus (2011)
Mint ismeretes, 2011. január 1-jével összevonásra került a VP és az APEH, melyek a továbbiakban Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) néven, új szervezeti struktúrával működnek tovább. Reméljük, hogy a FreeSoft által, a VP szakemberei hathatós közreműködésével kialakított Oracle HRMS rendszer nem fog áldozatul esni az egyesítésnek, és kiterjesztésre kerül a teljes NAV szervezetre, illetve lehetőség lesz további funkcióbővítésre is.

2010.01.31.